Svaka tvrtka, neovisno o veličini, želi osigurati dugoročno, stabilno i kvalitetno upravljanje poslovanjem istovremeno pružajući klijentima inovativna rješenja. Slovenska tvrtka Generali Investments uvela je e-potpisivanje kako bi smanjila papirologiju i optimizirala procese poslovanja, ali i odgovorila izazovima GDPR-a i zakonskim regulativama koji su brojne tvrtke potaknuli da se digitaliziraju.

Važan faktor u donošenju odluke o digitalizaciji poslovanja bili su njihovi klijenti, koji se sve više okreću prema digitalnim uslugama. Kako bi poboljšali korisničko iskustvo i ponudili kvalitetne usluge, e-potpisivanje bio je neophodan korak ususret tom izazovu.

Industrija 4.0 na slovenskom primjeru

Goran Djuratovič, direktor financijskog savjetovanja i prodaje, za TIS-ov webinar „e-Potpisivanje … prisila ili potreba“ rekao je kako važnu ulogu svakako imaju potpora i podrška top menadžmenta te da je puno lakše uvesti uspješne promjene kada netko podupire ideju sa stručnim informacijama. Prije ulaska u projekt postojao je strah hoće li rješenje biti prihvaćeno od strane korisnika različitih generacija, ali velika potpora u takvim situacijama bili su podrška IT odjela i tvrtke TIS koji do svog punog izražaja dolaze u implementaciji projekata TIS eSIG rješenja. Strah se pokazao neopravdanim jer je rješenje bilo iznimno dobro prihvaćeno od strane korisnika, partnera i zaposlenika.

Generali Investments koristi sva četiri scenarija elektronskog potpisivanja:

• E-potpis u poslovnicama na dediciranim potpisnim uređajima na kojima dokumente potpisuju klijenti
• E-potpis na terenu gdje prodajni predstavnici odlaze svojim klijentima i omogućavaju klijentu da potpiše elektroničku dokumentaciju na samom licu mjesta
• E-potpis putem web sučelja pomoću kojega klijenti mogu potpisivati dokumente udaljeno, iz svoga doma na svojim računalima, tabletima ili pametnim telefonima
• E-potpis unutar organizacije koje omogućuje zaposlenicima elektronsko potpisivanje interne dokumentacije.

Navedena četiri scenarija elektronskog potpisivanja prirodno se nadopunjuju ovisno o poslovnom procesu, a neke od istaknutih prednosti rješenja su:

• Dokumenti koji se obrađuju tijekom potpisnog procesa su zaštićeni od neovlaštene manipulacije u svakom koraku poslovnog procesa.
• Visoka razina sigurnosti u procesu potpisivanja jer su informacije o potpisu uključene u PDF dokument i moguće ih je provjeriti kroz standardni PDF preglednik.
• Nema potrebe za dolaskom u poslovnicu kako bi se ugovorila nova usluga.
• Značajno se smanjuje vrijeme potrebno za obradu dokumenta.
• Nestaje potreba za printanjem i skeniranjem dokumenata, a potpisani dokument moguće je poslati stranki e-mailom ili ga prikazati u osobnom pretincu web aplikacije.
• Potpisani dokumenti se mogu automatski trajno arhivirati te je u cijelosti omogućeno bespapirno poslovanje.

Promjena poslovanja nabolje

Prvi val krize uzrokovane Covidom-19 zahtijevao je brzu reakciju jer niti jedan posao ne trpi prestanak poslovanja na dva-tri tjedna, pogotovo ne u financijskom sektoru. Goran Djuratovič istaknuo je da su zbog TIS eSIG rješenja za e-potpis mogli praktički neprekidno dalje raditi na daljinu. E-potpis je olakšao izvođenje cjelokupnog poslovanja za 80-90%, jer su e-potpis integrirali s ostalim internim aplikacijama te su tako sve mogli brzo prilagoditi punoj digitalizaciji.