Velik broj tvrtki kao bazu IT rješenja interno ima uvedeno rješenje za financije i računovodstvo (ERP), rješenje za upravljanje sustavom dokumenata (DMS ) većinom samo kao arhivu, eventualno sustav za upravljanje odnosa s klijentima/korisnicima (CRM )za vođenje evidencije o korisnicima i u većini slučajeva IT rješenje po njihovoj mjeri za glavno poslovanje. Upitno je koliko su ta rješenja međusobno povezana i koliko je poslovnih procesa tvrtke njima pokriveno odnosno digitalizirano.

Današnja slika tržišta nalaže  tvrtkama koje miruju po pitanju digitalizacije takvu refleksiju i na brojke na kraju godine.

Uzmemo li za primjer proces koji uključuje izvještaje iz ERP sustava, ako je u koraku potpisivanja izvještaja taj dokument potrebno isprintati, fizički odnijeti do ovlaštene osobe za potpis kako bi se dokument ručno potpisao i nakon toga skenirao da se spremi u arhivu, taj proces tada nije digitaliziran. Originalni dokument je i dalje u fizičkom obliku i kao takav se treba čuvati i skladištiti, a digitalni skenirani dokument je kopija koja sjedi u arhivi samo kao svojevrsna evidencija.

Ususret tome dolaze rješenja iz DTM područja za digitalno upravljanje transakcijama.

 

Što je DTM ili sustav za digitalno upravljanje transakcijama?

Označava skup softverskih rješenja koja uključuju:

• pravno usklađeni elektronički potpis,

• provjeru autentičnosti i identiteta,

• upravljanje i praćenje protoka dokumenata,

• provođenje sigurnih transakcija,

• i osiguravanje sigurne pohrane podataka;

DTM rješenja dotiču sve aspekte životnog ciklusa dokumenta – od kreiranja do pohrane. Četiri glavna elementa omogućuju DTM-u rukovanje svim aktivnostima oko dokumenta na naprednoj razini učinkovitosti i sigurnosti.

 

Četiri elementa sustava za digitalno upravljanje transakcijama (DTM)

1. Digitalno arhiviranje i upravljanje dokumentima

2. Digitalna autentifikacija

3. Digitalni potpis

4. Digitalizacija i automatizacija poslovnih procesa

 

1. Digitalno arhiviranje i upravljanje dokumentima

Digitalno arhiviranje i upravljanje dokumentima omogućuje organizacijama spajanje sadržaja i poslovnih procesa kroz jedinstvenu platformu i time upravljanje svim (ne)strukturiranim informacijama, odnosno sadržajem, na sustavan i integriran način.

Od samog kreiranja dokumenata, indeksiranja, mogućnosti ORC-a, pretraživanja i dohvaćanja dokumenata te sigurno dijeljenje, kontrola pristupa, šifriranje i integracijske sposobnosti ključne su komponente sustava za upravljanje dokumentima i potrebne osnove za upravljanje digitalnim transakcijama kako bi se stvorio ured bez papira (paperless office).

 

 

2. Digitalna autentifikacija

Sigurna autentifikacija i identifikacija je preduvjet za bilo koju radnju koja uključuje dokumente, kao npr. Uvođenje i ispunjavanje zahtjeva KYC-a prilikom uključivanja novih klijenata, prijava u interne sustave, pristup i dijeljenje dokumenata/datoteka, odobrenje i potpisivanje dokumenta itd.

Identifikacija za nove korisnike trenutno je najpoželjnija u online obliku kao što je video identifikacija. Za sve procese koji uključuju stalne korisnike/zaposlenike/partnere identifikacija može biti sastavni dio dvofaktorske autentfikacije koja uključuje provjeru slanjem jednokratne zaporke na mobitel.

Važno je uzeti u obzir da sva rješenja koja imaju uključenu digitalnu identifikaciju i autentifikaciju moraju biti u skladu s propisanim regulativama te da moraju zadovoljavati propisane korake identifikacije i autentifikacije. 

 

3. Digitalni potpis

Papirnati dokumenti mogu se lako mijenjati: vlastoručni potpisi se mogu krivotvoriti, može se mijenjati sadržaj papirnatog dokumenta, a ugovorne strane mogu poricati da su ga potpisale. Ništa od ovoga nije moguće kada se koriste digitalni potpisi, jer je dokument zaštićen iz trostruke perspektive:

• Provjera identiteta potpisnika putem digitalnih certifikata ili s uključenom dvofaktorskom autentifikacijom te povezivanje podataka provjere valjanosti elektroničkog potpisa s tom osobom.
• Integritet sadržaja dokumenta je zaštićen jer je svaki korak zabilježen u toku poslovnog procesa koji korisnicima omogućuje otkrivanje bilo kakvog pokušaja izmjene.
• Svaki digitalni potpis ima vremenski žig tako da se pouzdano vrijeme generiranja potpisa može koristiti kao dokaz nepobitnosti, zajedno s ostalim sigurnosnim podacima koji se čuvaju u digitalno potpisanom dokumentu.

 

4. Digitalizacija i automatizacija poslovnih procesa

Prva tri navedena elementa ne bi funkcionirala kao cjelina bez digitalizacije i automatizacije poslovnih procesa prilagođenim za svaku tvrtku ovisno o zahtjevima i potrebama tvrtke.

Automatizacija poslovnih procesa omogućuje tvrtkama upravljanje poslovnim procesima koji uključuju ljudsku interakciju i/ili više poslovnih sustava te pomaže rukovoditeljima da odrede poslovna pravila nad zadacima svakog poslovnog procesa, kako bi mogli lakše nadzirati i mjeriti resurse tvrtke. Tokovi dokumenata bez trenja poboljšavaju performanse skalabilnosti i ubrzavaju isporuku usluge krajnjem korisniku. Drugim riječima, automatizacija znači brže poslovne rezultate i poboljšano korisničko iskustvo, što su dva glavna čimbenika stalnog rasta DTM tržišta.

Uz automatizaciju tijeka rada, svi zadaci vezani uz DTM procese se obrađuju i izvode dosljedno, učinkovito i sigurno. Kao rezultat toga osigurana je ušteda vremena, smanjuju se troškovi, ručni napori su minimizirani, procesi dokumenata standardizirani i zaštićeni od grešaka.

 

Zašto sustav za digitalno upravljanje transakcijama (DTM)?

DTM rješenje pomaže u postizanju bržih, lakših i sigurnijih poslovnih procesa zahvaljujući ugrađenim mogućnostima sva četiri ključna DTM elementa, omogućuju korisnicima interakciju s dokumentima s različitih lokacija i povećavaju učinkovitost i produktivnost na svim poslovnim razinama.

Organizacije svih veličina i industrija uvođenjem DTM rješenja ubrzavaju interne procese koji uključuju sve tipove dokumenata koji se odobravaju i potpisuju, kao što su ugovori, pravilnici, odobrenja i sl. te pritom utječu na rast organizacije u raznim segmentima. Također povećavaju svoju konkurentnost samim time što korisnicima i partnerima nude bolje korisničko iskustvo i ulijevaju sigurnost u proces zaštite osobnih podataka.

Rast DTM tržišta pokazuje sve veću potražnju i učinkovitost ovih rješenja za moderna poduzeća. Globalno tržište DTM-a procijenjeno je na 1.733,67 milijuna eura u 2020. i očekuje se da će dostići 14.374,84 milijuna eura do 2027. godine uz CAGR od 35,28% u predviđenom razdoblju.

 

Autorica: Marina Meštrović, Business Solutions Consultant, TIS

Povežite se s nama

Razgovarajte s našim stručnjacima o tome kako vam možemo pružiti podršku prilikom uvođenja novih sustava u vaše poslovanje.