Tabletop vježbe učinkovit su način za procjenu odgovora na hitne slučajeve prije nego što se dogode. Pomažu pojedincima u organizaciji bolje razumjeti svoju ulogu u hitnim slučajevima.

Kako svijet poslovanja postaje sve nesigurniji i nestabilniji, tvrtke koje su razvile sposobnost za rješavanje dvosmislenosti i nepredvidljivosti - jednom riječju, otpornosti - najvjerojatnije će uspijevati i dodatno izrasti.

Tabletop vježbe su sesije temeljene na raspravi za razne simulirane izvanredne situacije na kojima se članovi tima sastaju u neformalnom okruženju kako bi razgovarali o svojim ulogama u hitnim slučajevima i odgovorima na određenu hitnu situaciju te kako bi zaštitili svoje poslovanje u svakom od mogućih scenarija.

Budući da okruženje nije prijeteće (tj. ne događa se "prava" hitna situacija), sudionici vježbe mogu mirno uvježbati svoje uloge, postavljati pitanja, rješavati problematična područja i dokumentirati zaključke koji će biti sastavni dio plana za hitne slučajeve za određeni scenarij.

Benefiti tabletop vježbi:

Ove vježbe ne iziskuju puno troškova, a osiguravaju učinkoviti način za procjenu planova odgovora na hitne slučajeve prije nego što se oni dogode. Tabletop vježbe pomažu pojedincima u cijeloj organizaciji da bolje razumiju svoju ulogu u hitnim slučajevima, pružajući siguran prostor za kritičko razmišljanje. Voditeljima tabletop vježbe također pružaju bezbrižnost i povjerenje da je ključno osoblje adekvatno obučeno i pripremljeno za kritične događaje, što može drastično ubrzati vrijeme odgovora i zaštititi poslovanje od značajnih gubitaka.

Poslovna otpornost definira se kao - sposobnost organizacije da predvidi, pripremi se, odgovori i prilagodi se postupnim promjenama i naglim smetnjama kako bi preživjela i napredovala.

Neke situacije je teško predvidjeti, kao npr. COVID-19 pandemiju koja nas je sve iznenadila i protresla do temelja, ali ukoliko je strategiji organizacije priprema na krizne situacije jedna od standardnih stavaka tada bilo kakva nepoznata situacija iz stajališta organizacije izgleda puno blaže.

Sve što za organizaciju predstavlja rizik zahtijeva značajno planiranje, promišljanje i organizirani napor da se identificiraju potencijalne prijetnje i poduzmu proaktivni koraci za minimiziranje tih rizika. Za mnoge organizacije, ova vrsta usmjerene pripreme započinje izradom plana za hitne slučajeve.

Za kreiranje strategije poslovne otpornosti kod provođenja tabletop vježbi uzimaju se obzir ovih 6 komponenata:

• Vodstvo: Tim za vođenje trebao bi započeti s izvršnim timom i imati jasan opseg kriznih scenarija te koje su odgovornosti za svaki scenarij.
• Kultura: Plan za hitne slučajeve trebao bi biti ugrađen u kulturu organizacije i konstantno ga nadograđivati i testirati.
• Ljudi: Svatko bi trebao razumjeti postupke oko reagiranja na incidente, hitne slučajeve i krizne situacije te razumjeti svoju ulogu i odgovornosti kako bi krizna situacija za svakog pojedinca bila manje stresna te kako bi reakcije pojedinaca bile za dobrobit cijele organizacije.
• Procesi: Potrebno je razmotriti svaki poslovni proces, sagledati međusobnu povezanost i međuovisnost rizika u cijeloj organizaciji. Procesi bi trebali biti usklađeni kako bi se prilagodili različitim scenarijima i redovito se testirali.
• Infrastruktura: Razmotriti je li postojeća infrastruktura odgovarajuća za krizne situacije, može li izdržati sigurnosne napade, kako kontinuitet poslovanja ne bi patio.
• Partneri i korisnici: Razmotriti utjecaj krizne situacije na partnere i korisnike i pripremiti odgovore kako bi oni u svakom trenu znali da je nastala situacija pod kontrolom organizacije.

Plan za hitne slučajeve treba sadržavati tri ključne stavke:

• Disaster recovery – primjena strategija koje omogućuju organizaciji da ponovno iskoristi kritične sustave i IT infrastrukturu što je prije moguće nakon kriznog događaja
• Crisis Management - primjena strategija osmišljenih da pomognu organizaciji da se nosi s iznenadnim događajem
• Business Continuity – primjena strategije za nastavak isporuke proizvoda ili usluga na unaprijed definiranim standardima nakon ometajućeg incidenta

Plan za hitne slučajeve namijenjen je pružanju detaljnih uputa o tome kako će organizacija reagirati ako/kada se dogodi hitan slučaj.

Kako bi organizacije provjerile je li njihov plan za krizne slučajeve dovoljan prije nego što ga treba provesti u djelo -  za testiranje toga Tabletop vježbe izvrstan su alat koji voditeljima na svima razinama pruža vrlo učinkovit način određivanja spremnosti za hitne slučajeve prije nego što se kriza pojavi.

Federalna agencija za upravljanje hitnim situacijama (FEMA) definira tabletop vježbe kao "instrument za obuku, procjenu, vježbanje i poboljšanje performansi u prevenciji, zaštiti, odgovoru i sposobnostima oporavka u okruženju bez rizika."

Autorica: Marina Meštrović, Business Solutions Consultant, TIS

Povežite se s nama

Razgovarajte s našim stručnjacima o tome kako vam možemo pružiti podršku prilikom uvođenja novih sustava u vaše poslovanje.