Ne postoji organizacija koja tijekom svog poslovanja ne generira veliku količinu dokumentacije. Upravljanje dokumentacijom ne mora biti core poslovanje, ali je uvijek tu negdje sporedno prisutna.

Cijela COVID-19 situacija nagnala je organizacije da razmotre svoje poslovanje i koliko je ono fleksibilno za prilagođavanje naglim promjenama. Jedna od komponenata poslovanja koja uključuje upravljanje dokumentacijom posebno se istaknula u 'REMOTE WORK' obliku rada. U trenucima kada je potrebno brzo pronaći dokument ukoliko on nije u digitalnom obliku tada sve pada u vodu. Dolazak u tvrtku kako bi se pretraživala fizička arhiva bilo je neizvedivo za vrijeme lockdowna te je nedostatak pronalaska ključne informacije predstavljao veliki rizik za organizaciju.

Istraživanja pokazuju da na tržištu 60% organizacija prakticiraju ‘REMOTE WORK’ za 50%-90% svojih zaposlenika. Također, u 70% organizacija prosječno će se 2 do 3 dana tjedno koristiti za agilne radne aktivnosti.

U svjetlu takvog novog načina rada, koji je predodređen da postane norma za mnoge tvrtke, za 'DIGITAL WORKPLACE' od velike je važnosti digitalno upravljanje dokumentima i svim procesima nad njima na kvalitetan i siguran način.

Zaposlenici provode 5-15% vremena čitajući informacije, ali do 50% vremena ih traže!

Organizacije koje nemaju uspostavljen sustav za digitalno upravljanje dokumentima imaju:

• Povećane troškove – ne samo radi troškova fizičke arhive, već i radi troškova koji nastaju kada se dokumenti izgube.
• Nemogućnost pronalaska podataka u realnom vremenu - samim time što zaposlenici gube vrijeme u potrazi za dokumentima što može stvoriti nepotrebno kašnjenje u dovršavanju projekata.
• Nedostatak ispravne digitalizacije dokumenata - jer s dokumentima u papirnatom obliku teško je upravljati, održavati ih i pristupiti im.
• Manjak produktivnosti - Kada se zaposlenici neprestano bore s velikom količinom dokumenata u papirnatom obliku bez ikakvog odgovarajućeg sustava, to će samo smanjiti njihovu produktivnost.
• Neučinkovito donošenje odluka – upravo radi nemogućnosti pristupa pravim informacijama

• Povećana frustracija - zaposlenici se frustriraju kad ne mogu pristupiti relevantnim dokumentima koji se odnose na bilo koji zadatak.
• Nemogućnost rada na daljinu – s puta ili od doma

Sustavi za upravljanje dokumentima nisu samo digitalne arhive za skladištenje digitalne dokumentacije već omogućuju upravljanje dokumentima tijekom cijelog životnog ciklusa dokumenta, informiranje o isteku dokumenta (bilo zbog poslovnog razloga ili zakonskog roka), lakše pretraživanje i pronalazak ključnih informacija bitnih za donošenje određenih poslovnih odluka.

Izazovi današnjih tvrtki su rad s velikim volumenom dokumenata, većina sadržaja je nestrukturirana i kao takva nema poslovnu vrijednost za  tvrtke. ECM (Enterprise Content Management) je kategorija softvera koja omogućava upravljanje svim nestrukturiranim informacijama, odnosno sadržajem, na sustavan i integriran način.

Osnovna svrha je dobiti AKTIVAN sadržaj!

Koje prednosti ECM rješenja donosi:

• Digitalizacija postojeće i buduće dokumentacije u skladu sa zakonskim regulativama
• Standardizacija i ubrzavanje poslovnih procesa vezanih uz upravljanje poslovnom dokumentacijom
• Pristup poslovnom sadržaju omogućen kroz mobilni pristup 24/7 od bilo kuda, bilo kada, s bilo kojeg uređaja
• Sigurno, brzo, efikasno i centralizirano upravljanje sadržajem
• Dodavanje, pohrana, klasifikacija, ažuriranje, pregled i pretraživanje sadržaja omogućen je kroz razne sinkronizacijske i integracijske mogućnosti
• Korisnici mogu jednostavno dijeliti sadržaj i surađivati na njemu ovisno o pravima pristupa, ulogama i potrebama.
• Verzioniranje i obavijesti o promjenama na dokumentima
• Upravljanje politikama, zakonitostima i životnim vijekom sadržaja

Ako izgubimo ili ne možemo pronaći ugovore, račune ili bilo koje dokumente koje za organizaciju predstavljaju veliku vrijednost, tada doslovno gubimo novac.

Rješenja za digitalno upravljanje dokumentima su sustavi u kojima se čuvaju i upravljaju najvrjedniji i najosjetljiviji dokumenti koje tvrtke stvaraju i koriste. Samim time dovodi do zaključka da su dokumenti u osnovi digitalna valuta.

Marina Meštrović, Business Solutions Consultant, TIS