Današnje poslovanje unijelo je dosta promjenaprilikom potpisivanja dokumenata. . Sve više osoba, tvrtki i ustanova za izvršavanje svakodnevnih transakcija koristi digitalne dokumente umjesto papirnatih. Neko vrijeme su se digitalno stvoreni dokumenti printali kako bi se fizički potpisali, ali brojne tvrtke uvidjele su nedostatak u tom procesu. Ideja je da cijeli proces od kreiranja dokumentacije, slanja, potpisivanja i arhiviranja ostane u digitalnom obliku, te je tada digitalni dokument original, a ne kopija. Potreba za elektroničkim potpisom javila se i uslijed promjena tijekom pandemije kada se sve više poslovanja prebacilo na rad od kuće.

Financijske institucije su među prvima zakoračile u eru elektroničkog potpisa

Financijske institucije su prve napravile veliki iskorak na tržištu, omogućivši svojim klijentima ugovaranje usluga iz svog doma. Već dugi niz godina one uviđaju benefite inovativnih ICT rješenja i samo uvođenje elektroničkog potpisa bila je jedna od stepenica u nizu nadogradnji. Prije digitalizacije potpisa je bilo moguće obaviti samo dio procesa ugovaranja preko Interneta, dok je za potpisivanje ugovora ipak bilo potrebno doći u poslovnicu. Ovakva digitalna transformacija predstavlja novo digitalno razdoblje pružanja usluga u kojem korisnici mogu ugovoriti sve usluge iz bilo kojeg mjesta i u bilo koje vrijeme, bez potrebe dolaska u poslovnicu radi potpisivanja dokumenata.

Što je elektronički potpis?

Elektronički potpis je skup podataka u digitalnom obliku koji su pridruženi ili su logički povezani s drugim podacima u digitalnom obliku i koji služe za identifikaciju potpisnika i autentičnost potpisanog digitalnog dokumenta.

Temeljni akt kojim su regulirani elektronički potpisi je Uredba EIDAS. Ona predstavlja regulatorni okvir, koji svaka od članica EU mora do kraja definirati vlastitim podzakonskim aktima. Njena je svrha osiguravanje osnova za pravno sigurnu elektroničku suradnju.

eIDAS uredbom definirana su tri nivoa elektroničkih potpisa: jednostavni, napredni i kvalificirani.

• Jednostavni elektronički potpis je bilo koji potpis u digitalnom obliku. Ova vrsta potpisa zahtijeva najjednostavnije procedure, kao i najmanje tehničkih preduvjeta i nema pravnu snagu.

• Napredni elektronički potpis je potpis kojim se može identificirati potpisnika, ali pritom mora ispunjavati sljedeće zahtjeve:
  • na jedinstven je način povezan s potpisnikom;
  • u mogućnosti je identificirati potpisnika;
  • stvoren je uporabom sredstava koji potpisniku omogućuju isključivu kontrolu nad njima;
  • povezan je s elektroničkim dokumentom kojeg treba ovjeriti. Time se osigurava da se bilo koja naknadna izmjena u dokumentu može otkriti.

On se smatra jednako vrijednom autentifikacijom kao i vlastoručni potpis i u potpunosti je priznat u cijeloj Europskoj uniji.

• Kvalificirani elektronički potpis je napredni elektronički potpis koji je izrađen pomoću kvalificiranih sredstava za izradu elektroničkog potpisa i temelji se na kvalificiranom digitalnom certifikatu za elektroničke potpise. Njegov pravni učinak je ekvivalentan vlastoručnom potpisu na papiru. Povećava razinu sigurnosti onoga što omogućuje napredni elektronički potpis.

Da bi se elektronički potpis mogao implementirati na neki dokument i da bi bio ispravno izrađen, potrebno je imati potpisno ICT rješenje koje je usklađeno s važećim standardima, a za neke vrste potpisa potrebno je imati i digitalni certifikat.

• Potpisna ICT rješenja mogu razvijati dobavljači aplikacija ili se mogu nabaviti već gotova rješenja koja se na jednostavan način implementiraju u aplikacije i sustave. Najčešće ICT rješenja podržavaju napredne i kvalificirane potpise. Važno je da ta rješenja budu u skladu s pravnim standardima EU i ISO direktivom.
• Digitalni certifikat označava potvrdu u elektroničkom obliku koja povezuje podatke za verificiranje elektroničkog potpisa (javni ključ) s nekom osobom i potvrđuje identitet te osobe. Digitalne certifikate izdaju Certifikacijske agencije (CA) ovisno o vrsti i tipu certifikata koji tvrtkama treba. U slučaju naprednog potpisa potreban je certifikat organizacije koji se koristi za elektronički pečat te osigurava integritet i autentičnost dokumenta.

Zašto bi tvrtke trebale uvesti elektronički potpis u svoje poslovanje?

Proces potpisivanja nije rezerviran samo za financijske institucije, on je sastavni dio svakog poslovanja, svake industrijske grane. Implementacijom rješenja za elektronički potpis uvodi se digitalna transformacija koja ubrzava brojne procese, donosi uštedu i podiže razinu transparentnosti poslovanja.

Dok je kod vlastoručnog potpisa vidljiv samo potpis na papiru, dokumenti na kojima je apliciran elektronički potpis mogu prikazivati sve ključne podatke o samom elektroničkom potpisu, kao što su:

• vrijeme kad je potpis nastao,
• certifikat na kojem se temelji,
• izdavatelj certifikata,
• ime i prezime osobe za koju je izdan,
• i po potrebi GPS lokaciju (Global Positioning System) i druge relevantne podatke,

Moguće je da elektronički potpis uopće nije vidljiv na ispisanoj verziji. Za valjanost potpisa u dokumentu je bitno da je potpis vidljiv i provjerljiv u elektroničkoj verziji dokumenta.

Benefiti uvođenja potpisnih ICT rješenja:

• Osigurava se jednoznačna i neosporiva identifikacija korisnika i provjera vjerodostojnosti potpisanog elektroničkog dokumenata.
• Štiti se integritet dokumenta, izvornost te cjelovitost potpisanog sadržaja.
• Sadržava čitav niz različitih vrsta digitalno prikazanih podataka.
• Povećava se sigurnost i omogućava prelazak s tradicionalnog na digitalni način poslovanja, uz poštivanje zakonskih regulativa i EU normi (eIDAS ).
• Podržano je višestruko potpisivanje pri čemu je moguće definirati redoslijed potpisnika ili omogućiti paralelno potpisivanje.
• Podržano je praćenje tijeka potpisivanja i u svakom trenutku se zna u kojem koraku procesa potpisivanja je neki dokument.
• Kroz standardni pdf preglednik vidljive su sve promjene dokumenta i izgled dokumenta u trenutku apliciranja svakog od potpisa.
• Moguće je Bulk potpisivanje - potpisivanje nekoliko dokumenata u jednom koraku.
• Smanjivanjem broja novih papirnatih dokumenata čuvamo okoliš i štedimo planetarne resurse.

Elektronički potpis je ključ sigurnosti i povjerenja u suvremenom poslovanju. Elektronički potpis potreban je svima, fizičkim osobama i poslovnim subjektima koji žele sigurno, pouzdano i vjerodostojno elektroničko poslovanje. Koncept elektroničkog potpisivanja više ne predstavlja nešto revolucionarno, nego je postalo realnost današnjeg poslovanja. Ono daje tvrtkama širi spektar mogućnosti plasiranja novih usluga na tržište i pritom otvara vrata novim oblicima poslovanja.

Autorica: Marina Meštrović, Business Solutions Consultant, TIS

Povežite se s nama

Razgovarajte s našim stručnjacima o tome kako vam možemo pružiti podršku prilikom uvođenja novih sustava u vaše poslovanje.