U poslovnom okruženju pojam digitalne transformacije sveprisutan je i od velike važnosti za kompanije koje žele držati korak s razvojem trendova poslovanja. Razvoj tehnologije utječe na poslovanje i na ljude, a ulaganje u digitalno radno mjesto doprinosi održivosti i rastu poslovanja.

Osim toga, tvrtka pomoću digitalne transformacije ima povoljan položaj pred konkurencijom, a digitalno upravljanje dokumentima zaposlenicima omogućuje da postanu brži, mobilniji i produktivniji– a samim time i uspješniji u svom poslu.

Zašto je digitalna dokumentacija u osnovi digitalna valuta?

Marijan Nedić, rukovoditelj odjela informatike u Končar D&ST za TIS-ov webinar rekao je  kako je važno imati snažnu potporu managementa prilikom uvođenja IT rješenja kao što je sustav za digitalno upravljanje dokumentima jer ta rješenja nisu usko vezana uz core poslovanje. Krajnji korisnici na početku uvođenja ECM (Enterprise Content Management) sustava obično ne vide dugoročni benefit. Za njih to u početku predstavlja dodatni posao kojeg moraju odraditi.

Ne postoji organizacija koja tijekom svog poslovanja ne generira veliku količinu dokumentacije. Upravljanje dokumentacijom ne mora biti core poslovanje, ali je uvijek prisutno.

Benefit digitalne transformacije i digitalnog upravljanja dokumentima dolaze poslije kada je potrebno pronaći određenu dokumentaciju vezanu uz projekte te pratiti sve njegove izmjene, što je s uređenim ECM sustavom znatno jednostavnije i brže. To potvrđuje i COVID-19 pandemija koja je potrebu za bržim i mobilnijim poslovanjem istaknula. U jednom od naših prijašnjih blogova čitajte Kako su tvrtke za vrijeme krize unaprijedile svoje poslovanje.

Nakon određenog vremena korištenja kada krajnji korisnici spoznaju benefite ovakvog uređenog sustava koji je dio digitalne transformacije, sami predlažu nadogradnju i proširenje sustava digitalnog upravljanja dokumentima s novim funkcionalnostima.

Končar D&ST se opredijelio na tzv. „smart-specialisation“ koncept. Smatraju da je već negdje netko riješio probleme koje oni imaju i da je jednostavnije kupiti gotov ECM (Enterprise Content Management) proizvod i prilagoditi ga svojim potrebama, nego razvijati vlastito rješenje.

Glavni ciljevi projekta Digitalnog upravljanja dokumentima  bili su urediti da se dokumentacija vodi centralizirano na jednom mjestu uz što je više moguće uređenu strukturu te uz praćenje verzija izmjena dokumenata, ovlasti i praćenja pristupa te sve ono što moderni ECM sustavi imaju u sebi već ugrađeno.

U sklopu uvođenja ECM sustava tražile su se i funkcionalnosti BPM-a (Bussiness Process Management), kako bi procese implementirali na uređen i automatiziran način. BPM omogućuje organizacijama upravljanje poslovnim procesima koji uključuju ljudsku interakciju i/ili više poslovnih sustava. Pomaže rukovoditeljima da odrede poslovna pravila nad zadacima svakog poslovnog procesa, kako bi mogli lakše nadzirati i mjeriti resurse tvrtke.

Uvođenjem ECM sustava poboljšanja se učinkovitost i produktivnost, smanjuju se operativni troškovi i minimiziraju ljudske pogreške– čime se optimiziraju rezultati.

Za suradnju s TIS-om, KONČAR D&ST navodi kako kod projekata koji uključuju modernizaciju platformi na kojima se izvršavaju poslovni procesi još više dolazi do izražaja kvaliteta partnera koji je u stanju brzo razumjeti poslovnu logiku i mapirati je u novo tehničko rješenje.

Marina Meštrović, Business Solutions Consultant, TIS